Le contexte actuel nous a plongés dans les réunions à distance. On se réunit sur Zoom, Teams, Google Meet pour partager l’information, avancer sur nos projets, prendre des décisions, générer des idées, se former, recruter… Même si elle peut offrir certains avantages, la réunion à distance ne remplacera jamais une réunion en présentiel. Elle comporte certains risques : des bugs techniques sont toujours possibles, la cacophonie n’est jamais loin, la concentration a tendance à diminuer, les distractions arrivent plus vite et enfin tout prend plus de temps.
Et pourtant les réunions à distance présentent des avantages : meilleure traçabilité des échanges, possibilité de à l’écrit et à l’oral, ponctualité accrue… Quelques conseils pour des temps collectifs plus dynamiques à distance en petits groupes…
1. Se préparer :
Tout commence par un bon équipement : un casque avec micro intégré (éviter les bruits de fond et optimiser la prise de son), deux écrans (plus confortable pour naviguer entre plusieurs outils et fichiers), une connexion stable (filaire de préférence), une webcam qui marche (qualité HD c’est mieux) et un bon éclairage (on évite la pénombre, l’éclairage à contrejour ou totalement latéral qui masque le visage). Installez-vous dans un endroit calme et confortable.
2. Tous sur un pied d’égalité
Privilégiez le même canal de communication pour tous : si certains participants ne peuvent pas accéder à la visio, tout le monde bascule en audio pour ne pas créer un groupe à deux vitesses. Si une personne est moins bien lotie, veillez à l’interpeller plus régulièrement pour s’assurer qu’elle suit et qu’elle a pu ajouter sa contribution.
3. Bien démarrer : briser la glace
Les relations et la confiance se créent dans les moments informels. En présentiel, c’est naturel, à distance, c’est plus formel. Quelques idées pour briser la glace : se présenter dans le chat en attendant le démarrage de la réunion et dire où on est basé. Exprimer ses attentes, partager une nouvelle. En visio, utiliser l’affichage mosaïque et adopter l’approche la balle au bond (ajouter le geste) pour se présenter à tour de rôle.
4. Des supports simples et efficaces
Privilégiez des titres courts et parlants, des visuels efficaces (un seul thème par diapo). Appliquez la règle des 10/20/30 : 10 diapos pour 20 minutes de présentation et une taille de police de caractère pas en dessous de 30. La taille de visualisation de votre présentation sur écran d’ordinateur, d’une tablette ou bien d’un téléphone est beaucoup plus petite que sur un vidéoprojecteur. Il faut donc concevoir votre présentation pour optimiser la lecture.
5. Sollicitez régulièrement
À distance, les distractions et raisons pour se déconcentrer sont nombreuses : le chat, les notifications… Solliciter régulièrement permet de reconnecter tout le monde au fil de la réunion. Le checkpoint est un point rapide pour récapituler ce qui s’est dit de notable, résumer ce qui a été fait, où on en est, ce qu’il reste à faire ou bien à faire réagir le groupe, recueillir les retours de chacun. L’animateur pose des questions précises et invite le groupe à répondre dans le chat, ou bien à voter/ liker des propositions.
6. Gérer les silences gênants
Évitez les appels à la cantonade comme « Vous avez des questions ? » « C’est clair pour tout le monde ? » Le silence risque d’être votre réponse. On a tendance à prendre un rôle d’observateur en réunion à distance. Interpeller le groupe de façon générale est naturel en présentiel, mais pas à distance. Préférez des questions précises comme « En un mot, qu’est-ce que vous retenez de ces échanges ? » ou bien « Qu’est-ce qui vous a surpris dans ce qui vient d’être dit » ? Vous pouvez aussi nommer précisément quelqu’un pour répondre à la question.
7. Engager par des activités variées :
Un mot à partager et à afficher en même temps dans le chat, un objet à aller chercher dans la pièce où on se trouve pour illustrer une idée, un brainstorming sur tableau blanc (ex outil Mural ou Klaxoon), des activités en sous-groupes avec les breakout rooms des outils visio, des sondages / quiz… Les outils digitaux offrent de nombreuses possibilités pour des activités interactives et créatives.
Enfin, faire des pauses régulières avec un ratio moyen de 5 min/h à adapter aux temps de vos réunions pour conserver un bon niveau d’attention.
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